Quản lý dự án (Project Management) là gì? Phương pháp & quy trình

Quản lý dự án là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh và phát triển dự án, nhằm đảm bảo các dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Hãy cùng GOBRANDING tìm hiểu quản lý dự án là gì? Quy trình triển khai dự án một cách hiệu quả trong bài viết sau đây.

I. Quản lý dự án (Project Management) là gì?

Quản lý dự án (Project Management) là quá trình áp dụng các phương pháp, kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm để đạt các mục tiêu cụ thể của dự án theo những tiêu chí đã thỏa thuận.

Trong đó, dự án là một phần công việc đã được lên kế hoạch hoặc đã hoàn thành trong một khoảng thời gian và có mục tiêu hoạch định. Một dự án thường được coi là thành công nếu nó đạt được các mục tiêu theo tiêu chí của chúng, trong khoảng thời gian và ngân sách đã thỏa thuận. Có 2 phân loại dự án căn bản:

Dự án nội bộ: Đây là những dự án được thực hiện bên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp để cải thiện hoạt động nội bộ.

Dự án khách hàng: Dự án khách hàng là những dự án được thực hiện cho các khách hàng bên ngoài. Đây có thể là việc phát triển sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.

II. Tầm quan trọng của quản lý dự án

Tầm quan trọng của quản lý dự án.

Quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một dự án, quá trình này giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch, phân chia công việc và kiểm soát tiến độ. Đầu tư vào việc quản lý dự án hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích sau:

• Đảm bảo tiến độ dự án:  Khi các công việc đáp ứng đúng tiến độ sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội thị trường, tránh gặp tình trạng gia tăng chi phí (chi phí lao động, tài nguyên, vật liệu…)
• Kiểm soát ngân sách: Quản lý tài chính một cách hợp lý, đảm bảo sử dụng đúng – đủ cho các dự án, không lãng phí ngân sách.
• Quản lý các rủi ro: Đánh giá, dự đoán và chuẩn bị phương án đối với các tình huống không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Bằng cách tổ chức công việc, phân phối nhiệm vụ và giám sát tiến độ, giúp toàn bộ nhân viên làm việc hiệu quả, , hiệu suất công việc được nâng cao.
• Tăng sự tự tin của nhân viên: Dự án được quản lý một cách chuyên nghiệp sẽ tạo sự tự tin và đồng thuận cho các nhân sự triển khai, từ đó tăng năng suất triển khai dự án.
• Tối ưu hóa sử dụng tài nguyên: Tối ưu nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và tài chính nhằm giảm thiểu lãng phí và tăng lợi nhuận cho công ty.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Quản lý dự án hiệu quả để đáp ứng được mong muốn của khách hàng, dẫn đến những cơ hội kinh doanh tiềm năng trong tương lai.

III. Các phương pháp quản lý dự án bạn cần biết

Lựa chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp là một quyết định quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và thành công của dự án. Phương pháp quản lý phải được lựa chọn dựa trên tính chất, độ phức tạp, môi trường và mục tiêu cụ thể của dự án. Dưới đây là một số loại phương pháp quản lý dự án phổ biến:

– Phương pháp quản lý dự án Waterfall: Là một phương pháp quản lý dự án dựa trên quy trình từng bước tuần tự và nối tiếp nhau, không cho phép làm đồng thời nhiều công việc. Phương pháp này thích hợp cho các dự án có phạm vi cố định và mục tiêu, yêu cầu chi tiết từ đầu.

– Phương pháp quản lý dự án Agile: Là một cách tiếp cận linh hoạt cho phép dự án thích nghi với thay đổi, phương pháp này chia dự án thành các chu kỳ ngắn gọi là “Sprint” và yêu cầu sự tương tác liên tục giữa các bên liên quan.

– Phương pháp quản lý dự án SCRUM: Là một khung quản lý dự án chia các đầu việc theo các chu kỳ ngắn, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc. Scrum giúp cho việc quản lý được linh hoạt và thích nghi với thay đổi.

– Phương pháp quản lý dự án LEAN: Là phương pháp tối ưu hóa quy trình quản lý để giảm lãng phí trong quá trình triển khai, đồng thời tăng tăng hiệu suất dự án. Phương pháp LEAN còn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và tăng khả năng sử dụng các nguồn lực sẵn có thông qua quá trình cải tiến liên tục.

– Phương pháp quản lý dự án KanBan: Tập trung vào việc theo dõi và quản lý tiến độ công việc một cách linh hoạt. Hệ thống Kanban thường sử dụng các thẻ (Cards) để biểu thị công việc cần thực hiện và sử dụng một bảng để hiển thị tiến độ công việc và quy trình làm việc.

VI. Quy trình triển khai dự án hiệu quả

Triển khai dự án là giai đoạn quyết định sự thành công của một dự án. Giai đoạn này yêu cầu một quy trình cụ thể để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng được các mục tiêu hoạch định ban đầu.Hãy cùng GOBRANDING tìm hiểu quy trình 5 bước triển khai dự án chi tiết sau đây:

Quy trình 5 bước quản lý dự án cho doanh nghiệp.

1. Khởi tạo (Initiation)

Bước đầu tiên của quy trình dự án là khởi tạo. Đây là giai đoạn quan trọng để xác định xác định rõ các mục tiêu cụ thể của dự án, phạm vi và các bên liên quan chính, đồng thời doanh nghiệp cũng đánh giá bao quát khả năng thực hiện để có thể lựa chọn một phương pháp quản lý dự án phù hợp, xây dựng nền tảng cho việc lập kế hoạch và quá trình triển khai sau này.

2. Lập kế hoạch (Planning)

Lập kế hoạch dự án yêu cầu doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết bao gồm việc xác định lịch trình thời gian, nguồn lực cần thiết và ngân sách triển khai dự án. Khi xây dựng kế hoạch, bạn cần đảm bảo rằng những người tham gia đã hiểu rõ đầy đủ về kế hoạch và yêu cầu sự cam kết của họ đối với dự án.

Những lưu ý khi xây dựng kế hoạch dự án:

• Xác định mục tiêu cụ thể và đo lường hiệu suất.
• Xác định nguồn lực cần thiết và phân chia công việc một cách hợp lý.
• Xây dựng lịch trình chi tiết và tiến độ công việc.
• Kế hoạch phải linh hoạt để đáp ứng các biến đổi và thay đổi trong dự án.
• Xác định rõ các rủi ro và thiết lập biện pháp để quản lý chúng.

>> Tham khảo ngay 6 bước xây dựng lập kế hoạch kinh doanh cấp công ty hiệu quả

3. Thực hiện (Execution)

Bước này là giai đoạn mà dự án thật sự bắt đầu tiến hành. Trong quá trình này, các công việc sẽ được thực hiện dựa trên kế hoạch đã được thiết lập trong bước lập kế hoạch. Dưới đây là hoạt động cốt lõi trong bước thực hiện:

Phân chia công việc: Công việc được phân chia và giao cho các thành viên trong đội dự án hoặc các nguồn lực cần thiết. 

Tiến hành công việc: Nhân viên thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được xác định và phải tuân thủ lịch trình và tiến độ công việc.

Giải quyết vấn đề: Trong quá trình thực hiện có thể xảy ra các vấn đề hoặc thay đổi không mong muốn. Quản lý dự án và đội ngũ cần phải giải quyết một cách nhanh chóng để đảm bảo rằng dự án tiếp tục diễn ra suôn sẻ.

Báo cáo tiến độ: Thường xuyên báo cáo tiến độ sẽ giúp các bên liên quan nắm được tiến độ của dự án, đánh giá liệu nó đang diễn ra theo kế hoạch hay không.

4. Giám sát và kiểm soát (Controlling and Monitoring)

Người quản lý dự án (Project Manager) phải luôn liên tục theo dõi tiến trình và hiệu suất hoạt động. Nếu có bất kỳ vấn đề nào, họ sẽ tiến hành điều chỉnh để đảm bảo rằng dự án không bị trễ hạn hoặc vượt quá ngân sách. Sau đây là một số yếu tố quan trọng mà người quản lý dự án cần chú trọng:

Theo dõi tiến độ: So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch đã thiết lập, đồng thời xác định liệu có bất kỳ sự trễ hạn trong công việc nào không, sau đó tìm hiểu nguyên nhân và áp dụng các biện pháp để khắc phục.

Quản lý rủi ro: Luôn đảm bảo các biện pháp dự phòng để ứng phó với rủi ro xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Xem xét các rủi ro tiềm năng để giảm thiểu tác động của chúng đối với dự án.

Kiểm soát thay đổi: Dự án có thể đối mặt với nhiều thay đổi trong quá trình triển khai. Hãy đảm bảo rằng mọi thay đổi được quản lý một cách cẩn thận và được phê duyệt bởi các bên liên quan trước khi triển khai.

Cập nhật kế hoạch: Nếu có quá nhiều sự thay đổi, cần xem xét lại kế hoạch để đảm bảo dự án đang triển khai theo hướng đúng, bao gồm việc cập nhật lịch trình, phân chia tài nguyên và ngân sách.

Đảm bảo chất lượng: Cần áp dụng các tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng được mục tiêu đề ra.

>> Tìm hiểu thêm: Quản trị Marketing là gì? Các khía cạnh mà nhà quản trị cần quan tâm

5. Kết thúc (Closing)

Bước cuối cùng trong quy trình triển khai dự án là giai đoạn quan trọng để tổng hợp và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành một cách thành công. Đầu tiên, dự án được phải được đánh giá kỹ lưỡng để xem xét mức độ đạt được các mục tiêu ban đầu và tiêu chuẩn chất lượng. Sau đó, tiến hành hoạt động chuyển giao để đảm bảo rằng sản phẩm/dịch vụ đã sẵn sàng được chuyển giao cho các bên liên quan. Cuối cùng, để đánh dấu sự kết thúc chính thức của dự án, người quản lý cần tạo báo cáo tổng kết bao gồm kết quả dự án, đánh giá các mục tiêu và đề xuất những đóng góp có giá trị cho việc quản lý dự án sau này của doanh nghiệp.

V. Kết luận

Quản lý dự án là một khía cạnh quan trọng đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Quy trình triển khai dự án hiệu quả bao gồm những bước quan trọng như khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và đánh giá. GOBRANDING cũng lưu ý rằng để thành công trong quản lý dự án, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp, lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến trình một cách chặt chẽ. Hiệu quả trong quản lý dự án không chỉ mang lại lợi ích, giá trị cho tổ chức mà còn đảm bảo sự hài lòng của các bên liên quan.

The post Quản lý dự án (Project Management) là gì? Phương pháp & quy trình appeared first on GOBRANDING Digital Branding.

from GOBRANDING Digital Branding
via Go Branding