Quản lý dự án Marketing là gì? 9 bước quản lý dự án Marketing
Quản lý dự án Marketing là một khía cạnh quan trọng trong việc phát triển và thúc đẩy doanh nghiệp. Trong một thị trường cạnh tranh gay gắt và thay đổi liên tục như hiện nay, việc quản lý các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị đòi hỏi sự tổ chức và kỷ luật. Hãy cùng GOBRANDING tìm hiểu quản lý dự án Marketing là gì? 9 bước quản lý dự án hiệu quả trong bài viết sau đây.
I. Quản lý dự án Marketing là gì?
Quản lý dự án Marketing (hay Marketing Project Management) là một khía cạnh quan trọng của hoạt động tiếp thị trong doanh nghiệp, bao gồm khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, kết thúc các chiến dịch và chương trình tiếp thị.
Đây là quá trình quản lý và điều hành các dự án tiếp thị nhằm đảm bảo hoàn thành thành công và đáp ứng mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Quản lý dự án Marketing đòi hỏi sự kết hợp của kiến thức về tiếp thị, kỹ năng quản lý và khả năng tạo ra kế hoạch chi tiết.
II. Tầm quan trọng của quản lý dự án Marketing
Quản lý dự án Marketing giúp đảm bảo rằng các chiến dịch tiếp thị được triển khai một cách hiệu quả và theo đúng tiến độ. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn tài nguyên sẵn có, giảm thiểu rủi ro, đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu tiếp thị được đề ra. Sau đây là một số lý do doanh nghiệp cần quản lý dự án tiếp thị:
- Quản lý dự án Marketing hướng tới mục tiêu kinh doanh cấp công ty. Bằng việc tạo ra kế hoạch triển khai thông minh cùng thực hiện quản lý dự án hiệu quả, mục tiêu cấp công ty được đảm bảo đạt kết quả tốt và đúng thời hạn.
- Quản lý dự án tiếp thị giúp doanh nghiệp cũng như phòng ban tránh lãng phí nguồn lực và những sai lầm không đáng có.
- Dự án Marketing được quản lý hiệu quả giúp nhân lực phòng ban triển khai nhanh hơn, cộng tác hiệu quả, bám sát quy trình quản lý ngay từ đầu.
- Dễ dàng tập trung 100% nguồn lực vào các dự án quan trọng, phù hợp, giúp gia tăng hiệu suất làm việc và kết quả dự án.
- Khi các dự án được quản lý đúng cách, năng suất làm việc của các thành viên trong công ty được nâng cao, quá trình thực thi được kiểm soát chặt chẽ.
III. 5 giai đoạn – 9 bước trong quy trình quản lý dự án Marketing
Sau khi tìm hiểu tầm quan trọng của quản lý dự án Marketing đối với doanh nghiệp, hãy cùng GOBRANDING tìm hiểu 5 giai đoạn của quy trình quản lý dự án Marketing, được chia thành 9 bước cụ thể:
Giai đoạn 1: Bắt đầu dự án (Initiate)
Bước 1: Chọn dự án có mức độ ưu tiên cao nhất
Quản lý dự án tiếp thị bắt đầu bằng việc chọn dự án có mức độ ưu tiên cao nhất trong danh sách tất cả dự án hiện có. Việc thiết lập danh sách các dự án Marketing theo thứ tự ưu tiên giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung mục tiêu và những việc cần triển khai.
Bước 2: Làm rõ các yêu cầu, mục tiêu và kết quả đầu ra của dự án
Sau khi sắp xếp dự án theo danh sách ưu tiên, bạn cần phác thảo yêu cầu, mục tiêu, kết quả đầu ra:
- Mô tả dự án
- Sản phẩm/Kết quả bàn giao
- Mục đích của dự án
- Nguồn nhân lực thực hiện
- Quy trình làm việc và timeline của dự án
- Xác định KPI và phương pháp đo lường, phân bổ
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch (Plan)
Bước 3: Thiết lập lộ trình triển khai dự án Marketing
Dự án được chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhằm làm rõ được những việc cần triển khai cũng như kết quả từng hạng mục.
- Xác định sự phụ thuộc cho từng nhiệm vụ: Công việc nào phải được thực hiện trước để các nhiệm vụ khác có thể được hoàn thành thành công? Điều này giúp giảm sự chậm trễ, tối ưu nguồn lực.
- Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự thời gian: Với tất cả các nhiệm vụ được vạch ra và thời gian thực hiện được đặt trước giúp dễ dàng thực thi và quản lý, hạn chế tình trạng bỏ qua các bước không cần thiết.
Ví dụ: Để xuất bản một dự án Landing Page, các nhiệm vụ cần hoàn thành theo thứ tự thời gian bao gồm:
- Nghiên cứu các giao diện trang đích có khả năng chuyển đổi
- Phác thảo trang đích dựa trên kết quả đã nghiên cứu
- Viết nội dung trên Landing Page
- Wireframe trang đích
- Thiết kế giao diện trang đích
- Phát triển trang đích
- Review lại trang đích
- Thiết lập đo lường cho Landing Page bằng công cụ phân tích
- Xuất bản trang đích
- Đo lường hiệu suất trang đích
- Báo cáo kết quả trang đích
- Retro trên dự án trang đích
Bước 4: Đặt KPI để xác định các mốc quan trọng và thời hạn thực hiện
Hãy đặt thời hạn hoàn thành một dự án Marketing và chỉ tiêu cần đạt trong từng giai đoạn. Người quản lý dự án tiếp thị cần xác định ai trong nhóm là phù hợp nhất để hoàn thành và ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Từ đó, lập kế hoạch thực tế cho các lần chạy nước rút của dự án và xác định thời hạn hoàn thành 100%.
Bước 5: Chủ động xem xét và phê duyệt kế hoạch dự án với các bên liên quan
- Xác định ngày hoàn thành
- Thu hút những người khác tham gia vào quá trình bắt đầu và lập kế hoạch thu thập ý tưởng của mọi người.
- Trình bày kế hoạch dự định thực hiện cho xuyên suốt dự án.
- Sửa đổi kế hoạch chi tiết của dự án thành một phác thảo cuối cùng, toàn diện.
- Xác nhận kế hoạch thực thi và quản lý với các bên liên quan.
- Bắt đầu hoạt động khi đã được các bên xác nhận.
Giai đoạn 3: Thực thi (Execute)
Bước 6: Phân công công việc và quản lý dự án Marketing
- Quản lý toàn bộ nhân lực và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân để hoàn thành.
- Chỉ định thời hạn cụ thể cho các nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Thường xuyên kiểm tra nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào đang được thực hiện và nhiệm vụ nào sắp diễn ra.
- Xem xét năng lực của từng nhân viên để đảm nhận nhiều công việc hơn hoặc di chuyển nhiệm vụ khi cần thiết.
Bước 7: Sử dụng phần mềm quản lý dự án tiếp thị
Sử dụng Email cũng như các công cụ quản lý khác để liên lạc và giao tiếp trong dự án.
Lưu ý: Cần lưu giữ nhận xét, ghi chú và báo cáo tiến độ trong cùng một công cụ, nơi toàn bộ nhân viên quản lý bảng nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc của mình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn quản lý nhiều dự án cùng một lúc.
Giai đoạn 4: Giám sát & Kiểm soát (Monitor & Control)
Bước 8: Lên lịch các cuộc họp để theo dõi tiến độ dự án
Theo dõi tiến trình hoạt động diễn ra như thế nào là rất quan trọng để quản lý thành công các dự án tiếp thị, đặc biệt là nhóm dự án làm việc từ xa. Nếu công ty sử dụng phương pháp tiếp thị linh hoạt thì việc dự kiến hàng ngày có thể đủ để theo dõi tiến độ hướng tới các cột mốc quan trọng. Mặt khác, bạn có thể lên lịch các cuộc họp định kỳ nhằm theo dõi tiến độ triển khai, nhận thông tin tình trạng triển khai dự án hiệu quả.
Giai đoạn 5: Kết thúc (Close Out)
Bước 9: Kiểm tra toàn bộ quá trình, kết quả đạt được
Khi dự án đã hoàn thành, người quản lý cần review lại quá trình triển khai, kết quả đặt được. Bằng cách này, doanh nghiệp cũng như cá nhân có thể đánh giá tỷ lệ đạt được KPI, các kế quả của từng hạng mục, rút ra kinh nghiệm thực hiện và cách xử lý hiệu quả cho những lần sau. Nhờ đó, các dự án sau này sẽ được thực hiện nhanh chóng, đạt được chất lượng cao và tăng tỷ lệ thành công.
IV. Những thách thức & rủi ro trong quản lý dự án Marketing
Giống như cuộc sống hàng ngày, không có dự án nào đi theo một khuôn mẫu tuyến tính. Mọi dự án đều sẽ trải qua những thử thách, rủi ro riêng. Dưới đây là một số thách thức doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình thực hiện quản lý dự án tiếp thị:
- Những thay đổi trong chiến lược tiếp thị: Thay đổi trong chiến lược tiếp thị có thể xảy ra và quản lý dự án phải thích nghi để đảm bảo rằng dự án vẫn đạt được mục tiêu.
- Quản lý tài nguyên: Đảm bảo rằng tài nguyên như ngân sách, nhân lực và công cụ tiếp thị được sử dụng hiệu quả là một thách thức quan trọng.
- Khách hàng không rõ ràng về mục tiêu: Khách hàng có thể không xác định rõ ràng về mục tiêu tiếp thị của họ, điều này đòi hỏi sự linh hoạt trong quản lý dự án.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động: Các nhóm làm việc cần hiểu rõ và đúc kết kinh nghiệm về những thành công, những yếu tố cản trở và giải thích mọi lý do dẫn đến thất bại.
V. Vai trò của người quản lý dự án tiếp thị
Ngoài việc lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ, người quản lý dự án còn đóng vai trò của một người lãnh đạo. Điều này có nghĩa là họ nên nhận biết và khắc phục sự cố trước khi chúng trở thành trường hợp khẩn cấp. Dưới đây là một số nhiệm vụ cần thực hiện với tư cách là người quản lý dự án:
Kiểm soát phạm vi (Scope): Biết cách đặt giới hạn, kỳ vọng và thời hạn của dự án sẽ là kỹ năng cần có với tư cách là người quản lý dự án. Bao gồm, soạn thảo phạm vi dự án, nhận được sự chấp thuận của các bên liên quan, đảm bảo nhóm của bạn bám sát kế hoạch trong giai đoạn thực hiện và đạt được tất cả các mục tiêu của dự án trước thời hạn.
Kiểm soát ưu tiên (Prioritization): Bằng cách ưu tiên và phân công các nhiệm vụ mang lại giá trị lớn nhất cho đối tượng mục tiêu và đảm bảo sự thành công và deadline của dự án.
Kiểm soát tài nguyên (Resources): Người quản lý dự án tiếp thị phân bổ và quản lý con người, công nghệ cần thiết để tạo ra, phân phối, đo lường và tối đa hóa các hoạt động tiếp thị. Kỹ năng quản lý nguồn lực tốt rất quan trọng nhằm đảm bảo các thành viên trong nhóm được phát triển hết năng lực của họ.
Kiểm soát dòng thời gian thực hiện (Timelines): Người quản lý có trách nhiệm giao nhiệm vụ, đặt ra thời hạn hợp lý và theo dõi các thành viên trong nhóm bằng cách nhắc nhở về thời gian thực hiện và thời hạn hoàn thành hạng mục, dự án Marketing.
Kiểm soát ngân sách (Budget): Người quản lý dự án phải biết cách lập ngân sách cho từng dự án một cách chính xác. Nếu dự trù ngân sách thấp sẽ khiến dự án gặp rủi ro và có thể bị chậm trễ thời hạn. Nếu chi quá nhiều tiền sẽ phải gác lại một số dự án và bỏ lỡ những kết quả tiềm năng.
Giao tiếp (Communication): Khả năng giao tiếp rất quan trọng đối với người quản lý dự án nhằm truyền đạt đúng – đủ- hiệu quả đến các thành viên trong nhóm và các bộ phận liên quan.
Báo cáo & Tài liệu (Reports & Documentation): Trong và sau một dự án, người quản lý dự án tiếp thị nên ghi lại các quy trình, thay đổi, thách thức và hiệu suất. Điều này giúp các bên liên quan thực hiện đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu.
VI. Những kỹ năng cần có của Marketing Project Manager
Để quản lý dự án Marketing hiệu quả, Marketing Project Manager (người quản lý dự án Marketing) cần có những kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt đến các thành viên, giúp họ hiểu rõ KPI dự án, các hạng mục thực hiện, những việc cần làm.
- Khả năng giải quyết xung đột giữa các thành viên, tránh tình trạng nội bộ bất đồng, hiểu lầm, làm ảnh hưởng đến tiến độ và thành công của dự án.
- Khả năng lãnh đạo mạnh mẽ, cung cấp cơ cấu, duy trì việc thực hiện công việc hợp lý, thúc đẩy các thành viên trong nhóm triển khai công việc hướng tới mục tiêu cuối cùng.
- Kỹ năng quản lý thời gian giúp bản thân và mọi người luôn tiến về phía trước, sử dụng hiệu quả thời gian và đáp ứng được deadline toàn dự án.
- Người quản lý dự án Marketing cần có kiến thực chuyên môn nhằm đánh giá đúng mục tiêu dự án có khả thi không, cách triển khai các hạng mục hiệu quả, quy trình thực hiện và hướng dẫn tốt cho các thành viên trong nhóm.
- Khả năng lên kế hoạch hành động (Action Plan) hợp lý, dự trù được thời gian có thể chậm trễ nhằm đáp ứng đúng thời hạn đề ra. Tránh đặt mục tiêu quá cao trong thời gian quá ngắn, khiến toàn thể dự án không đạt được kết quả mong đợi và áp lực trong suốt quá trình vận hành.
- Ký năng sử dụng công cụ quản lý dự án Marketing nhằm nắm được tổng quan dự án, lưu trữ thông tin dự án và nắm được những việc cần làm.
- Khả năng quản lý ngân sách, cơ sở vật chất của công ty, phòng ban nhằm lên kế hoạch, mục tiêu khả thi. Không lãng phí ngân sách mà không mang lại kết quả.
VII. Kết luận
Qua bài viết trên, GOBRANDING đã cùng bạn tìm hiểu về tầm quan trọng và quy trình quản lý dự án Marketing. Từ đó, bạn có thể thấy người quản lý dự án cần có nhiều kỹ năng nhằm lên kế hoạch, mục tiêu hiệu quả, nắm được tiến độ công việc và dự trù các rủi ro trong suốt quá trình triển khai.
The post Quản lý dự án Marketing là gì? 9 bước quản lý dự án Marketing appeared first on GOBRANDING Digital Branding.
from GOBRANDING Digital Branding
via Go Branding
Không có nhận xét nào